I ett drag som förväntas revolutionera hur det brittiska utbildningsdepartementet hanterar korrespondens, har departementet nyligen avslöjat sitt användande av ett AI-baserat verktyg för att utarbeta svar på medborgares frågor. Verktyget, som bygger på ChatGPT-teknologin utvecklad av OpenAI, har redan visat sig kunna förkorta tiden för att skapa ett utkast från 30 minuter till endast 60 sekunder.
Den nya tekniken, kallad Correspondence Drafter, är för närvarande i pilotfasen men förväntas snart användas i full skala. I ett nyligen publicerat dokument från departementet framgår det att verktyget kommer att användas för att hantera cirka 80 procent av den inkommande korrespondensen, vilket motsvarar omkring 800 av de 1 000 frågor som avdelningen mottar varje månad.
Correspondence Drafter använder sig av OpenAI:s GPT-4o-system, ett av de senaste språkbearbetningsmodellerna, och är integrerat i en Azure-miljö. Processen fungerar så att användarna klistrar in innehållet från medborgarnas e-post i verktyget, som sedan söker i en databas efter den mest relevanta informationen för att skapa ett första utkast. Detta utkast presenteras som ett e-postsvar, där användaren har möjlighet att justera tonen och anpassa det efter mottagaren innan det skickas.
För att säkerställa kvaliteten granskas varje utkast av en människa innan det skickas ut. Dessutom har policyteam inom departementet en rapporteringsmekanism på plats för att hantera eventuella problem med verktyget. Utbildning och operativa dokument kommer att tillhandahållas för att vägleda användningen av tekniken, inklusive exempel på hela processen och tydliga riktlinjer för vad verktyget kan och inte kan göra.
Under utvecklingen av verktyget undersökte departementet möjligheten att använda andra språkmodeller, men fastnade för OpenAI:s lösningar på grund av de extra säkerhetsåtgärder som dessa erbjuder. Dessa hade redan fått förhandsgodkännande av departementets tekniska chef, medan öppna källkodsmodeller ännu inte fått motsvarande godkännande.
När verktyget är fullt operativt kommer det att hanteras av molnleverantören ServiceNow, som också kommer att genomföra regelbundna utvärderingar och planera förändringar i utvecklings- och testmiljöer innan de införs i den aktiva miljön. Detta för att säkerställa att verktyget fortsätter att möta verksamhetens behov och säkerhetsstandarder.
Detta initiativ är en del av en bredare trend inom den offentliga sektorn där automatisering och AI-teknologier i allt högre grad integreras i administrativa processer. Genom att effektivisera hanteringen av medborgarkommunikation hoppas utbildningsdepartementet inte bara förbättra effektiviteten utan också ge sina medarbetare mer tid att fokusera på mer komplexa och strategiska uppgifter.
Samtidigt som tekniken erbjuder möjligheter till förbättrad effektivitet, kvarstår frågor kring säkerhet och etik i användningen av AI i offentlig förvaltning. Det är av yttersta vikt att departementet fortsätter att övervaka och förbättra systemet för att säkerställa att medborgarnas integritet och rättigheter respekteras. Med detta initierade steg ser det brittiska utbildningsdepartementet ut att leda utvecklingen mot en mer digitalt avancerad offentlig sektor.